Lösung · Workflows
Rechnungseingang automatisieren. Jede Rechnung benannt im richtigen Ordner.
Rechnungen kommen per Mail, aus Lieferantenportalen und auf Papier, und jemand sammelt sie von Hand ein. Wir automatisieren Einsammeln, Auslesen, Benennen und Ablegen. Ihr Team prüft nur noch die Ausnahmen.
Was sich für Sie ändert
-
Nichts bleibt im Postfach liegen
Anhänge aus allen Rechnungspostfächern werden laufend abgeholt, auch aus Portalen, die keine Mail schicken.
-
Sprechende Dateinamen
Jede Rechnung heißt nach Datum, Lieferant und Betrag und liegt im richtigen Ordner. Suchen dauert Sekunden.
-
Fertig für die Buchhaltung
Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater in dem Format, das dort gebraucht wird. Schnittstellen zu BMD oder Ihrem ERP prüfen wir im Einzelfall.
-
Unklare Belege prüft ein Mensch
Unklare Belege, Dubletten oder ungewöhnliche Beträge werden markiert und warten auf Freigabe.
Was im Hintergrund läuft
-
Läuft bei Ihnen
Der Ablauf läuft in Ihrer Infrastruktur oder einem Rechenzentrum in der EU. Keine Belege bei fremden Cloud-Diensten.
-
Ablage in der Filecloud
Rechnungen landen direkt im passenden Ordner Ihrer Nextcloud oder Ihres Fileservers.
→ -
Regeln zuerst, KI wo nötig
Bekannte Formate lesen feste Regeln aus. Nur unbekannte Belege gehen an ein Sprachmodell.
-
Protokolliert
Jeder Schritt ist nachvollziehbar: wann welcher Beleg woher kam und wohin er ging.
Dienst oder Projekt
Wir betreiben es für Sie, oder Ihr Team übernimmt.
Als Projekt mit festem Umfang und festem Angebot. Auf Wunsch betreiben wir den Ablauf danach und passen ihn an, wenn sich etwas ändert.
Für IT-Verantwortliche
Technische DetailsPostfach · Regeln · Sprachmodell · Nextcloud
- Eingang
- Postfächer und Lieferantenportale werden automatisch abgeholt.
- Auslesen
- Feste Regeln für bekannte Formate, ein Sprachmodell nur für unbekannte Belege.
- KI-Verarbeitung
- EU-Anbieter ohne Training mit Ihren Daten oder lokal.
- Freigabe
- Unsichere Felder bestätigt eine Person.
- Ablage
- Nextcloud, Fileserver oder Buchhaltung über vorhandene Schnittstellen.
- Protokoll
- Jeder Schritt mit Zeitpunkt, Herkunft und Ziel.
FAQ
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür neue Software?
Nein. Der Ablauf verbindet die Systeme, die Sie schon haben: Postfächer, Portale, Ablage und Buchhaltung.
Was passiert bei einer falsch erkannten Rechnung?
Ist die Erkennung unsicher, geht der Beleg zur Freigabe an eine Person. Nichts wird ohne Prüfung gebucht.
Was kostet das?
Nach einem Gespräch über Ihre Belegwege bekommen Sie ein Angebot mit festem Umfang.
Für wen bieten Sie das an?
Für regulierte Unternehmen, Berufe mit Schweigepflicht und alle, die sensible Daten verarbeiten, sowie für Unternehmen ab etwa 30 Mitarbeitern mit kritischen Systemen.
Rechnungseingang automatisieren
Kostenloses Erstgespräch
Beschreiben Sie kurz Ihre Situation. Wir unterstützen Sie bei der Einschätzung und beim nächsten Schritt. Antwort werktags innerhalb von 24 Stunden.
Rechnungsverarbeitung automatisieren für KMU in Österreich
vetosec automatisiert den Rechnungseingang für Unternehmen, Praxen und Kanzleien in Österreich: automatischer Abruf aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen, Texterkennung und Datenextraktion, einheitliche Benennung, Ablage in Nextcloud oder auf dem Fileserver und Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater. Datenschutzfreundlich in der eigenen Infrastruktur betrieben.
office [at] vetosec [dot] at · vetosec.at/contact/