Kurz gesagt

  • KYC-Daten werden wegen gesetzlicher Pflichten verarbeitet, Marketingdaten meist auf einer anderen Rechtsgrundlage.
  • Dokumentieren Sie Zweck und Frist je Datenart statt alles pauschal aufzubewahren.
  • Beschränken Sie Zugriffe, verschlüsseln Sie Exporte und testen Sie die sichere Löschung.

Edelmetallhändler verarbeiten je nach Geschäft Kauf-, Zahlungs-, Kontakt- und Identifikationsdaten. Datenschutz und geldwäscherechtliche Pflichten haben unterschiedliche Zwecke und dürfen nicht zu einer pauschalen unbegrenzten Speicherung sämtlicher Kundendaten führen.

Zweck und Rechtsgrundlage trennen

Vertragsabwicklung, gesetzliche Identifizierung, Buchhaltung und Marketing sind getrennte Verarbeitungen. Für jede Datenart sollten Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriff und Frist dokumentiert werden. Eine Marketingeinwilligung ist kein Ersatz für eine gesetzliche Verarbeitung und umgekehrt.

Güterhandel richtig einordnen

Die geldwäscherechtlichen Regeln für Gewerbetreibende finden sich in der Gewerbeordnung. Schwellen, Verdachtsfälle und konkrete Identifizierungspflichten sollten anhand der geltenden Fassung und des tatsächlichen Geschäftsmodells geprüft werden, besonders bei zusammenhängenden Transaktionen.

Daten technisch schützen

KYC-Unterlagen und Ausweiskopien brauchen eng begrenzte Zugriffe, nachvollziehbare Exporte und sichere Löschung. E-Mail-Postfächer, Cloud-Ablagen und Administratorkonten sollten mit MFA geschützt sein. Aufbewahrungsfristen werden je Dokumentart umgesetzt.

Konkrete nächste Schritte

  1. Datenarten und Zwecke erfassen.
  2. Rechtsgrundlagen und Fristen je Kategorie prüfen.
  3. Zugriffe und Exporte auf das Notwendige begrenzen.
  4. Löschung und Wiederherstellung praktisch testen.

Die DSGVO und die geltende Gewerbeordnung sind direkt verlinkt. Verbindliche Einzelfragen gehören zur Rechts- oder Steuerberatung.

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