Kurz gesagt

  • Mandatsdaten brauchen Vertraulichkeit, Fristen brauchen Verfügbarkeit.
  • Persönliche Konten, MFA und kontrollierte Freigaben sind die wichtigste Basis.
  • Mobile Geräte und externe Kollaboration gehören in denselben Sicherheitsprozess.

Kanzleien arbeiten mit vertraulichen Akten, verbindlichen Fristen und wechselnden externen Beteiligten. Die Sicherheitsarchitektur muss diese Realität abbilden. Sie darf weder auf gemeinsam genutzten Konten noch auf dem Vertrauen in ein einzelnes Kanzleisystem beruhen.

Aktenzugriff nach Mandat

Berechtigungen sollten Teams und Mandate abbilden. Besonders sensible Verfahren können zusätzlich eingeschränkt werden. Persönliche Konten statt Sammellogins zeigen, wer eine Akte geöffnet oder exportiert hat.

Externe Datenräume brauchen Ablaufdaten und einen verantwortlichen Eigentümer. Nach Abschluss eines Mandats müssen Gastzugänge und Freigabelinks entfernt werden.

E-Mail und Zahlungsbetrug

Kompromittierte Postfächer werden für glaubwürdige Zahlungs- und Identitätsbetrügereien genutzt. MFA, sichere E-Mail-Domäneneinträge und eine verbindliche Rückfrage bei geänderten Kontodaten reduzieren dieses Risiko.

Regeln für automatische Weiterleitungen und Anwendungen mit Postfachzugriff sollten regelmäßig kontrolliert werden.

Mobiles Arbeiten

Notebooks und Smartphones brauchen Verschlüsselung, Bildschirmsperre, verwaltete Updates und eine Möglichkeit zur Sperre bei Verlust. Private Cloud-Speicher und unverwaltete Messenger dürfen nicht der bequemste Weg für Akten sein.

Konkrete nächste Schritte

  1. MFA und separate Administratorkonten einführen.
  2. Externe Freigaben mit Eigentümer und Ablaufdatum versehen.
  3. Mobile Geräte inventarisieren und verschlüsseln.
  4. Einen Ausfall der Aktenablage als kurze Notfallübung testen.

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