Backups für KMUs: So sichern Sie Ihre Daten richtig – und warum ein USB-Stick oft nicht reicht

Disclaimer: Dieser Inhalt dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder IT-Beratung dar. Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen – im Zweifel holen Sie professionelle Unterstützung.

Warum Backups für KMUs überlebenswichtig sind

Ein Datenverlust kann Ihr Unternehmen lahmlegen: Rechnungen weg, Kundenadressen futsch, Bestellungen nicht mehr nachvollziehbar. Ohne Backup sind Sie in Minuten pleite. Doch viele KMUs machen Backups falsch – oder gar nicht.

Wie KMUs heute Backups machen (und was schiefgeht)

• USB-Sticks oder externe Festplatten: Besser als nichts, aber riskant. Warum?
  • Gehen schnell verloren oder werden beschädigt.
  • Werden oft nicht regelmäßig aktualisiert.
  • Kein Schutz vor Ransomware (wenn der Stick dauerhaft am PC hängt, wird er mitverschlüsselt).
• Einzelne Backups ohne Versionierung: Wenn Sie nur ein Backup haben, ist das wie ein einziges Sparbuch: Geht es verloren, sind alle Daten weg.
• Keine Tests: Viele KMUs merken erst im Ernstfall: Das Backup ist unvollständig oder lässt sich nicht zurückspielen.

Die 3-2-1-Regel: So machen Sie es richtig

3 Kopien Ihrer Daten – auf 2 verschiedenen Medien – davon 1 extern/offsite.

Schritt	Beispiel	Warum?
3 Kopien	Original + NAS + Cloud	Ein Backup kann kaputtgehen, das zweite auch.
2 Medien	NAS (z.B. Synology) + Cloud (z.B. Backblaze)	Schutz vor Hardware-Ausfall.
1 extern	Cloud oder physisch an anderem Ort	Schutz vor Brand, Diebstahl, Ransomware.

Praxistipp: NAS-Systeme (z.B. Synology, UGREEN) sind gut für KMUs – aber nicht allein ausreichend. Cloud-Backups (z.B. Backblaze, Wasabi) sind günstig und sicher, wenn Sie verschlüsselt hochladen.

Compliance: Was KMUs beachten müssen

Nicht jedes Backup ist rechtlich sicher. Prüfen Sie:

• Müssen Sie Daten verschlüsseln? Ja, wenn Sie personenbezogene Daten (DSGVO) oder Geschäftsgeheimnisse speichern.
• Brauchen Sie „immutable“ Backups? Ja, wenn Sie Nachweise für Revisionen (z.B. Steuerberater, Ärzte) oder Schutz vor Manipulation brauchen. → Lösung: NAS mit „Snapshot“-Funktion oder Cloud mit „Object Lock“.
• Müssen Sie alte Daten löschen? Ja, wenn Sie DSGVO-konform arbeiten. Automatische Löschregeln (z.B. nach 2 Jahren) sind Pflicht.
• Brauchen Sie Versionierung? Ja, wenn Sie nachweisen müssen, wer wann was geändert hat (z.B. bei Verträgen, Rechnungen).

Achtung: Ein USB-Stick oder eine einfache Festplatte erfüllt keine dieser Anforderungen.

Wie Sie Ihr Backup testen (und warum das 90% der KMUs vergessen)

Ein Backup, das Sie nicht zurückspielen können, ist wertlos. So testen Sie:

1. Monatlicher Test: Spielen Sie eine zufällige Datei oder einen Ordner zurück.
2. Jährlicher Notfalltest: Simulieren Sie einen Totalausfall – schaffen Sie es, alle Daten innerhalb von 4 Stunden wiederherzustellen?
3. Dokumentation: Halten Sie fest, wer wann was getestet hat.

Praxistipp: Legen Sie einen „Backup-Tag“** fest (z.B. jeden 1. Montag im Monat).

Was tun mit alten Backups?

• Löschfristen einhalten: Bei personenbezogenen Daten (z.B. Kundenadressen) gilt: Löschen, sobald Sie die Daten nicht mehr brauchen (DSGVO).
• Automatisierung nutzen: NAS-Systeme und Cloud-Dienste bieten Lebenszyklus-Regeln (z.B. „Lösche Backups älter als 2 Jahre“).
• Physische Datenträger: Alte Festplatten oder USB-Sticks nicht einfach wegwerfen – sicher löschen (z.B. mit DBAN) oder physisch zerstören.

Fazit: So machen Sie Backups richtig

• 3-2-1-Regel anwenden: 3 Kopien, 2 Medien, 1 extern.
• Verschlüsselung & Compliance prüfen – sonst drohen Bußgelder.
• Regelmäßig testen – ein ungetestetes Backup ist kein Backup.
• Alte Daten löschen – sonst sammeln Sie nur Müll und Risiken.

Sie brauchen Hilfe? Wir analysieren gerne Ihre Backup-Strategie – kostenlos und unverbindlich. Hier Kontakt aufnehmen.

Weiterführende Links:

• CERT.at: Leitfaden für KMUs
• DSGVO: Speicherfristen für personenbezogene Daten

Backups for SMEs: How to Secure Your Data Properly – and Why a USB Stick Often Isn’t Enough

Disclaimer: This content is for informational purposes only and does not constitute legal or IT advice. Every business has individual requirements – in case of doubt, seek professional support.

Why Backups Are Vital for SMEs

Data loss can cripple your business: invoices gone, customer addresses lost, orders no longer traceable. Without a backup, you could be out of business in minutes. Yet many SMEs do backups wrong – or not at all.

How SMEs Do Backups Today (and What Goes Wrong)

• USB sticks or external hard drives: Better than nothing, but risky. Why?
  • Easily lost or damaged.
  • Often not updated regularly.
  • No protection against ransomware (if the stick is permanently connected to the PC, it gets encrypted too).
• Single backups without versioning: If you only have one backup, it’s like having a single savings account: if it’s gone, all your data is gone.
• No testing: Many SMEs only realize in an emergency: the backup is incomplete or cannot be restored.

The 3-2-1 Rule: How to Do It Right

3 copies of your data – on 2 different media – with 1 offsite.

Step	Example	Why?
3 copies	Original + NAS + Cloud	One backup can fail, so can the second.
2 media	NAS (e.g. Synology) + Cloud (e.g. Backblaze)	Protection against hardware failure.
1 offsite	Cloud or physical storage in another location	Protection against fire, theft, ransomware.

Practical Tip: NAS systems (e.g. Synology, UGREEN) are good for SMEs – but not sufficient on their own. Cloud backups (e.g. Backblaze, Wasabi) are affordable and secure if you encrypt before uploading.

Compliance: What SMEs Need to Consider

Not every backup is legally compliant. Check:

• Do you need to encrypt data? Yes, if you store personal data (GDPR) or trade secrets.
• Do you need “immutable” backups? Yes, if you need audit trails (e.g. for accountants, doctors) or protection against tampering. → Solution: NAS with “snapshot” function or cloud with “object lock”.
• Do you need to delete old data? Yes, if you need to be GDPR-compliant. Automatic deletion rules (e.g. after 2 years) are mandatory.
• Do you need versioning? Yes, if you need to prove who changed what and when (e.g. contracts, invoices).

Attention: A USB stick or simple hard drive does not meet any of these requirements.

How to Test Your Backup (and Why 90% of SMEs Forget This)

A backup you can’t restore is worthless. How to test:

1. Monthly test: Restore a random file or folder.
2. Annual emergency test: Simulate a total failure – can you restore all data within 4 hours?
3. Documentation: Record who tested what and when.

Practical Tip: Set a “Backup Day” (e.g. every first Monday of the month).

What to Do with Old Backups?

• Comply with deletion periods: For personal data (e.g. customer addresses), the rule is: Delete as soon as you no longer need the data (GDPR).
• Use automation: NAS systems and cloud services offer lifecycle rules (e.g. “Delete backups older than 2 years”).
• Physical media: Do not simply throw away old hard drives or USB sticks – securely erase (e.g. with DBAN) or physically destroy them.

Conclusion: How to Do Backups Right

• ✅ Apply the 3-2-1 rule: 3 copies, 2 media, 1 offsite.
• Check encryption & compliance – otherwise, you risk fines.
• Test regularly – an untested backup is no backup.
• Delete old data – otherwise, you’re just collecting junk and risks.

Need help? We’d be happy to analyze your backup strategy – free and non-binding. Contact us here.

Further Reading:

• CERT.at: Guide for SMEs
• GDPR: Retention periods for personal data