# Rechnungseingang automatisieren. Jede Rechnung benannt im richtigen Ordner.

Quelle: https://vetosec.at/loesungen/rechnungseingang-automatisieren/

Rechnungen kommen per Mail, aus Lieferantenportalen und auf Papier, und jemand sammelt sie von Hand ein. Wir automatisieren Einsammeln, Auslesen, Benennen und Ablegen. Ihr Team prüft nur noch die Ausnahmen.

- **Postfach** und Portale
- **Auslesen** Lieferant, Betrag, Datum
- **Mensch** prüft Ausnahmen

## Was sich für Sie ändert

- **Nichts bleibt im Postfach liegen**: Anhänge aus allen Rechnungspostfächern werden laufend abgeholt, auch aus Portalen, die keine Mail schicken.
- **Sprechende Dateinamen**: Jede Rechnung heißt nach Datum, Lieferant und Betrag und liegt im richtigen Ordner. Suchen dauert Sekunden.
- **Fertig für die Buchhaltung**: Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater in dem Format, das dort gebraucht wird. Schnittstellen zu BMD oder Ihrem ERP prüfen wir im Einzelfall.
- **Unklare Belege prüft ein Mensch**: Unklare Belege, Dubletten oder ungewöhnliche Beträge werden markiert und warten auf Freigabe.

## Was im Hintergrund läuft

- **Läuft bei Ihnen**: Der Ablauf läuft in Ihrer Infrastruktur oder einem Rechenzentrum in der EU. Keine Belege bei fremden Cloud-Diensten.
- [**Ablage in der Filecloud**](https://vetosec.at/loesungen/managed-nextcloud/): Rechnungen landen direkt im passenden Ordner Ihrer Nextcloud oder Ihres Fileservers.
- **Regeln zuerst, KI wo nötig**: Bekannte Formate lesen feste Regeln aus. Nur unbekannte Belege gehen an ein Sprachmodell.
- **Protokolliert**: Jeder Schritt ist nachvollziehbar: wann welcher Beleg woher kam und wohin er ging.

[Wie wir grundsätzlich bauen](https://vetosec.at/so-bauen-wir/)

## Dienst oder Projekt

**Wir betreiben es für Sie, oder Ihr Team übernimmt.**

Als Projekt mit festem Umfang und festem Angebot. Auf Wunsch betreiben wir den Ablauf danach und passen ihn an, wenn sich etwas ändert.

## Für IT-Verantwortliche

Technische Details: Postfach · Regeln · Sprachmodell · Nextcloud

- **Eingang**: Postfächer und Lieferantenportale werden automatisch abgeholt.
- **Auslesen**: Feste Regeln für bekannte Formate, ein Sprachmodell nur für unbekannte Belege.
- **KI-Verarbeitung**: EU-Anbieter ohne Training mit Ihren Daten oder lokal.
- **Freigabe**: Unsichere Felder bestätigt eine Person.
- **Ablage**: Nextcloud, Fileserver oder Buchhaltung über vorhandene Schnittstellen.
- **Protokoll**: Jeder Schritt mit Zeitpunkt, Herkunft und Ziel.

## Häufige Fragen

### Brauchen wir dafür neue Software?

Nein. Der Ablauf verbindet die Systeme, die Sie schon haben: Postfächer, Portale, Ablage und Buchhaltung.

### Was passiert bei einer falsch erkannten Rechnung?

Ist die Erkennung unsicher, geht der Beleg zur Freigabe an eine Person. Nichts wird ohne Prüfung gebucht.

### Was kostet das?

Nach einem Gespräch über Ihre Belegwege bekommen Sie ein Angebot mit festem Umfang.

### Für wen bieten Sie das an?

Für regulierte Unternehmen, Berufe mit Schweigepflicht und alle, die sensible Daten verarbeiten, sowie für Unternehmen ab etwa 30 Mitarbeitern mit kritischen Systemen.

## Passt dazu

- [Automatisierte Workflows](https://vetosec.at/services/automatisierung/): Automatisierung mit Rechten
- [Lösungen](https://vetosec.at/loesungen/): Nextcloud, SSO, Backup, Cluster
- [Managed Services](https://vetosec.at/services/managed-services/): Fixpreis pro Dienst

## Rechnungsverarbeitung automatisieren für KMU in Österreich

vetosec automatisiert den Rechnungseingang für Unternehmen, Praxen und Kanzleien in Österreich: automatischer Abruf aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen, Texterkennung und Datenextraktion, einheitliche Benennung, Ablage in Nextcloud oder auf dem Fileserver und Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberater. Datenschutzfreundlich in der eigenen Infrastruktur betrieben.

Stand: 19. Oktober 2026

Anbieter: vetosec, Dipl.-Ing. Samuel Ziegler, BSc, Berndorf, Niederösterreich, Österreich. Kontakt: https://vetosec.at/contact/